Stworzenie sprawnego procesu z udziałem agenta AI potrzebuje dokładności już na etapie planowania. Na początku należy przyjrzeć się istniejącym trybom, aby pojąć, w których miejscach agent jest w stanie wnieść największą wartość.
Kolejnym krokiem jest określenie zamierzeń, które asystent ma realizować. Mogą to być obowiązki powiązane z obsługą zapytań, przygotowywaniem dokumentów czy monitorowaniem stanu zleceń.
Następnie należy zaplanować sposób, w jaki system będzie komunikował się z pozostałymi składnikami procesu — z ludźmi, zbiorami informacji i pozostałymi aplikacjami. Ta spójność decyduje o ciągłości całego przebiegu.
Ważnym elementem jest zagwarantowanie sposobności reakcji człowieka w newralgicznych momentach. Agent działa samodzielnie, ale w niepewnościach musi przekazać sprawę do rozstrzygnięcia pracownikowi.
Testowanie nowego trybu na ograniczoną ilość umożliwia wychwycić usterki i słabe punkty, zanim narzędzie będzie wdrożone na szerszą skalę. To podejście chroni organizację przed drogimi pomyłkami.
Systematyczne doskonalenie trybu po jego uruchomieniu to naturalna konsekwencja zdobywania wiedzy i praktyki. System nabywa wiedzę, a ludzie zauważają nowe szanse usprawnień.